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软件开发
   
产品名称 :百思特智能办公自动化系统
加入时间 :2005-08-29

软件概述:

百思特OA智能办公系统是华工软件机构依据多年来为客户实施OA应用的经验,从广泛的用户需求中抽象出通用模型,并利用群件技术和Web技术开发的新一代OA软件产品。产品的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境,具体而言,主要实现以下四个方面的功能: ● 建立内部通讯平台; ● 实现工作流转的自动化; ● 建立信息发布平台; ● 实现文件管理的自动化。 一、应用范围 ● 各类企业和企业集团的办公自动化; ● 各级党政机关的办公自动化; ● 支持知识管理和ISO9000管理; ● 支持分布式办公与移动办公。

功能特点:

二、功能介绍     

1、内部通讯平台

◆ 电子邮件

    使用电子邮件可与组织内部人员进行通信,可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

◆ 在线短信

    可以即时感知用户是否在线,可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

◆ 手机短信(可选)

    可发送手机短信,当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线用户手机中,确保重要事件的及时通知。

 

2、信息发布平台

◆ 电子公告

    可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

◆ 电子论坛

    为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。

◆ 电子刊物

    实现网上收集、编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊,并在网上发布,所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

 

3、日常办公

◆ 网上审批

    网上办理单位内部的各项审批,如:工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

◆ 公文处理

    实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

◆ 工作监控

    领导可对各项工作的进展情况进行实时监控,了解每个人员每项工作的办理情况,并可进行催办。

 

4、文件管理

◆ 文件管理

    文件是信息和知识的载体,文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

◆ 文件库设置

    可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目,在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置,实现了文件的层次化管理。

◆  访问权限

提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制,确保文件访问与操作的安全。

 

5、会议管理

    提供对会议的全过程进行管理,由会议计划和会议纪要两部分组成,会议计划包括:计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括:纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

 

6、组织管理

◆ 组织机构

    对组织机构与人员进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述等。

◆  权限划分

    对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予,确定符合其职务要求的使用权限。

 

7、系统管理

    对组织机构、表单格式、工作流程、数据字典、等功能与模块进行管理与维护。

 

8、辅助办公(增强版)

◆ 物品管理

    提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

◆ 车辆管理

    提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

◆ 资源管理

    提供单位内各类可共享资源的分类与登记、使用状态查询、资源预约申请、审批与调度等功能,实现网上资源管理与提高资源利用率。 

◆ 图书管理

提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

◆ 领导活动安排

    提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

◆  名片管理

     提供名片信息的登记、管理与共享等功能,可自由设置私有名片和共享名片。

◆  时刻表

    提供各类时刻表信息(航班时刻表、列车时刻表及其它类型时刻表)发布与查询等功能。

◆  信息采编

    提供信息收集与整理、信息刊物编辑、发布与查阅功能。

 

三、产品特点

1、 可定制:组织机构、表单格式、工作流程、访问权限、打印格式、统计等全面提供自定义

 

◆ 组织机构

    对组织机构进行设置,包括部门设置、岗位设置和人员设置,以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

◆ 流程定制

    管理员无需编程便能快捷地定义出符合本单位需求的各项工作流程,自定义项目丰富,可很好地满足组织中各种工作处理的需要。流程定制包括:流程定义、环节定义和流向定义三个步骤:

[流程定义]:对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库,以及可以应用该流程创建新工作的人员等基本属性进行定义。

[环节定义]:对流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等进行定义。办理方式可选择:◎编辑式◎审批式◎ 分发式;办理人员:可选择具体的岗位或人员,也可设定成由上一环节指定或由文档中的某个域指定,并提供“只需其中一个办理人办理”或“需全部办理人共同办理”等辅助选项;办理权限有:◎允许编辑文档 ◎允许填写意见 ◎允许查看意见汇总 ◎允许跟踪后续办理过程等,并可用控制变量控制各个环节能够看到或编辑的正文部分;提示催办中可设定:新工作到达时邮件提示和办理期限、逾期催办等。

[流向定义]:对流程中各个环节的流向进行定义,可定义直流、分支、条件分支、循环和进入新流程等功能,满足各种类型流程处理的需要。

自由流程:系统还提供了一种自由流程应用模式,在现实中有些工作无法用规范化的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程,无须定义流向,这样工作就可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人根据具体情况来决定下一步流向。 

◆ 字典库

    对常用的办公用语、流水号、打印格式等进行设置和维护。

◆ 系统初始化

    提供创建系统数据库、更新版本信息、恢复系统默认权限、设置Domino服务器文档、删除用户自定义信息和删除用户登录信息等功能。

 

2、可规划:可根据单位的具体情况规划工作流程和文件管理体系

   

◆ 按照需要设定工作流程

    应用流程定制功能可方便地定义出组织中的发文处理、收文处理、请示报告及各项审批、签核等工作流程。流程一经定制完成,即可反复应用于日常办公之中。每个流程可设立管理者,便于对流程内所有处于办理中的文档进行实时监控,方便各级主管及时掌握所管工作的进展情况。

 

◆ 层次化的文件管理模式

     文件在系统中按:文件库-文件夹-文件-子文件四个层次进行组织,文件库可根据需要进行设置,文件夹也可根据需要多级设置。

 

◆ 提供多重权限框架,各类组织可根据自身需要有效地规划访问控制体系

    文件库权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件库权限向下递延到文件夹。

    文件夹权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件夹权限向下递延到下级文件夹。

    文件的访问受文件夹权限控制,管理者还可进行文件级访问权限设定。

 

◆   文件格式自定义

    文件管理系统中的文件格式表单可灵活自行定制,文件中可存储文本、office文档、扫描件以及声音图像等任意类型的文档。

 

3、可管理:以组织机构为基础,对整个组织的工作和权限进行管理

    当组织机构中的部门、岗位或人员发生调整时,可对系统各模块内相应的权限进行同步更新,以确保数据的安全和完整。

 

4、B/S+C/S:采用群件技术和Web技术相结合,同时提供B/S和C/S两种应用模式

    用户可根据自身需要选择合适的应用模式,也可两种模式混合应用。特别地,百思特OA在B/S模式下具有良好的运行速度,可基于互联网实现安全快速地运行,大大方便了分布式办公和移动办公。

 

5、事找人:为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口

百思特OA将协同办公集中到[待办工作]和[在办工作]两个窗口,在此各项工作进行分类,并按时间和轻重缓急进行排列,每个人都可方便地在此依次办理各项工作。

 

6、可扩展:开放式体系结构、标准化接口、并配有二次开发手册

    百思特OA采用开放式体系结构,各个模块独立实现,并具有标准接口,为今后系统的升级和扩展打下良好基础。同时,客户也可根据二次开发手册,并利用系统内置的二次开发辅助工具自己进行二次开发,开发出新的功能模块或与其它系统互连。

   

 

四、应用效果

 

实现远程办公和移动办公,随时随处办理工作事务

    无论您身处国外、还是国内,无论您在机场、酒店、家中……都可以随时投入到

工作中来,方便快捷地掌握组织内部的工作进度与状况,及时处理工作问题。

 

 实现知识管理,使优秀员工的思想、经验与技术获得积累,并转化成组织中的共享资源

    通过百思特OA进行知识管理,员工的工作经验和技术技能,不断积累,将成为组织中强大的共享资源,通过对知识资源的授权利用将加速创新和提高效率,也避免因人员流动导致工作的脱节与贻误。

 

通过工作流转的自动化,实现高效快捷的办公

    通过百思特OA实现各部门、各级之间横向纵向工作流程处理的自动化,将大大提高

办公效率,保证快捷、准确地处理工作。这一点在办公场地较为分散的单位尤为明显。

 

有效监管工作人员的工作情况,实现实时工作任务的监督与催办

    及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。系统将记录每个工作的全程办理状态信息。

 

明确工作岗位与工作职责,增强人员的责任感,减少推托、扯皮等现象

    明确赋予各岗位的权限与职责,任何人都不可越权处理工作,使得各自责任明确,落实

到人,查有所依;杜绝工作中出现职权不明、相互推脱扯皮现象。解决多岗位、多部门的协

同工作问题,实现高效协作办公。

                                                                                                     

方便领导同各级工作人员的有效沟通

     多种途径、多种方式,使管理者同各级人员保持有效、快捷的工作交流与信息沟通,排除了信息沟通不畅给企业发展带来的羁绊。

 

五、运行环境

      百思特OA完全基于 Lotus Domino 进行开发,具有良好的跨平台特性,只要是

Lotus Domino 所支持的系统环境都可以运行百思特OA。

 

典型环境:

  服务器

    硬件         PC服务器(建议内存256Mb或以上)

    操作系统     Windows2000 Server

操作系统

    群件系统     Lotus Domino R5 以上版本

  客户机

    硬件         各种PC(建议内存64Mb或以上)

    操作系统     Windows 2000/ Windows 9x

客户端       浏览器MS Internet Explorer 等/Lotus  Notes R5以上版本

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